事務パートのある一日
My Schedule
9:00
出社
出社し、最初に行うのはメールチェックとスケジュール確認です。
自分のスケジュールと、社長のスケジュールを確認します。
この時間は、一日の流れを把握する上で非常に重要です。
10:00~11:00
事務チームの定例ミーティング・朝会
事務チームの定例ミーティングで、一日の業務の共有や相談を行います。
それぞれの担当業務に関して、情報共有やアイデアの共有を行うことで、業務の効率化と品質向上につながります。
週に一度は、全支社のスタッフが集まり、ZOOMでオンラインの会議を行い、他部署間の業務共有などを行っています。
11:00~12:00
採用業務・書類などの確認
人事業務として、求人応募いただいた方に、電話やメールで、面接日程の調整等を行います。会社の成長につながる重要な業務のため、採用戦略の立案や募集要項の作成に、真剣に取り組みます。
事務業務として、請求書確認、書類整理・作成、郵便の確認を行います。数字にミスがないか、契約書類に誤字脱字がないかなど細かい点を確認し、郵送手配などを行います。
この時間には、特に集中して業務を進めます。
12:00~13:00
お昼休み
自席で食事をしたり、近くの席のスタッフと、コンビニスイーツや子供の話で盛り上がったり、たまには近くの公園でお昼を取ってリフレッシュすることもあります。
13:00~14:00
韓国定例ミーティング・面接対応
イベント開催・ポップアップストアオープンに向けてのMTGに参加し、情報や方向性の共有をします。
求人応募者様の面接準備をします。一時面接はZOOM・二次面接は勤務地のオフィスにて行います。ZOOMの音声や映像に問題無いか確認し、面接官に繋ぎます。
現地面接の場合は、現地スタッフと連携をとり、面接準備を行います。
他、履歴書の準備や、データ整理等をします。
14:00~15:00
社長の秘書的業務・電話対応・研修等
会社の方針や動きに合わせて、様々な調査や問い合わせを行います。
収集した情報は比較・判断当しやすい様に整理した状態で、社長への報告を行います。
電話対応は積極的に受けます。新しいスタッフが入った時には、電話研修を行うこともあります。
15:00~16:00
経理業務・業務改善ミーティング
売上回収管理・売上計算・明細書発行を行います。
月末月初は多忙ですが、事務チームで助け合いながら進めます。
別日には、業務改善研修を行っています。
業務内容、システム、オペレーション等、講師の先生からアドバイスをもらいながら
自分たちに合う方法を模索し、進めています。
16:00~17:00
スタッフサポート・グループ会社の管理
社内スタッフのサポートをします。
PCやプリンターの不調・経費精算についての応対・郵送の依頼等、雑務・庶務を対応します。
専門知識が無く、初めて起きる問題にも、随時調べて解決を目指します。
アイ・オーダーには、ハワイ・台湾・香港にグループ会社があり、グループ会社の管理として、決算や会社更新の手続きを行います。
17:00~18:00
社内管理・翌日の準備
備品（PC・サンプル商品・印刷用紙等）からアカウント権限・パスワード類まで、幅広く社内のあれこれを管理しているので、依頼や発生時に随時対応します。
退社準備を行い、日報記入とともに、翌日業務の予定を立てます。その際、翌日の事務ミーティングで共有することや相談内容を整えます。
18:00
退社
最後に帰る人が、各種電源のOFFや点検・戸締りをして帰ります。
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